Transformez vos documents en leviers de performance

Un drive partagé (SharePoint, Google Drive, OneDrive) est un espace de stockage avec une arborescence de dossiers — il dépend entièrement de la discipline de rangement de chaque utilisateur. Une GED est un système de gestion documentaire structuré qui ajoute plusieurs couches essentielles : l’indexation automatique par OCR (vous retrouvez un document par son contenu, pas uniquement par son nom), les workflows de validation automatisés (le document suit un circuit d’approbation sans intervention manuelle), la gestion des versions (l’historique complet des modifications est conservé), le coffre-fort à valeur probante (archivage juridique avec horodatage certifié) et la traçabilité complète des accès et des modifications. Pour les entreprises de Côte-d’Or (21) et de Bourgogne qui traitent des volumes importants de documents, la GED représente un gain de productivité réel là où un drive aggrave le désordre existant.

Oui, et c’est un prérequis non négociable pour ATELSYS. La GED ne doit pas être un silo supplémentaire — elle doit s’intégrer à votre environnement informatique existant. Les solutions que nous déployons disposent de connecteurs API natifs pour les principaux ERP (SAP, Sage, Microsoft Dynamics, Cegid), CRM (Salesforce, HubSpot, Sellsy) et logiciels comptables. Concrètement, une facture capturée et classifiée par OCR peut alimenter directement votre logiciel comptable sans ressaisie. Une fiche client dans votre CRM affiche automatiquement les documents GED associés. L’audit initial ATELSYS identifie précisément les points d’intégration à développer pour vos outils spécifiques en Bourgogne.

Un coffre-fort numérique à valeur probante est un espace d’archivage sécurisé qui garantit l’intégrité d’un document depuis sa capture jusqu’à sa destruction. Techniquement, chaque document est horodaté par un tiers de confiance et scellé cryptographiquement — toute modification ultérieure est détectable et invalide le document. Cette valeur probante est reconnue par les tribunaux français et européens (réglementation eIDAS) comme équivalente à l’original papier. Vous en avez besoin dès lors que vous souhaitez vous affranchir du papier pour des documents ayant une valeur juridique : contrats commerciaux, factures, bulletins de paie, actes RH. Sans coffre-fort, un document numérique peut être contesté en cas de litige. ATELSYS configure les durées de conservation conformément aux obligations légales pour les entreprises de Côte-d’Or (21) et de Bourgogne.

Le déploiement varie selon la complexité de vos processus et le volume de documents existants à migrer. Pour une PME de 20 à 50 utilisateurs avec des workflows simples (validation de factures, archivage contractuel), le déploiement opérationnel est réalisable en 4 à 8 semaines. La formation des utilisateurs est planifiée en sessions courtes (demi-journées) sur site à Dijon, Chalon-sur-Saône, Sens ou Chaumont pour ne pas perturber l’activité. ATELSYS adopte une approche progressive : on commence par le processus qui génère le plus de gain rapide (souvent la capture des factures fournisseurs), puis on étend aux autres processus. L’adoption est ainsi progressive et les équipes ne sont jamais submergées par un changement global simultané.

Oui, c’est l’un des avantages majeurs de la GED par rapport à l’archivage physique ou aux drives non structurés. L’accès est disponible via navigateur web sécurisé depuis n’importe quelle connexion internet, et via une application mobile (iOS et Android) pour valider des tâches workflow, signer des documents ou consulter des archives depuis votre smartphone. Les droits d’accès sont identiques en télétravail et sur site — un collaborateur en déplacement à Sens ou Chaumont a accès exactement aux mêmes documents que depuis son bureau à Dijon, ni plus ni moins selon ses habilitations. La connexion est chiffrée et authentifiée pour garantir la sécurité des accès distants.

La GED ATELSYS intègre plusieurs mécanismes de conformité RGPD. Les droits d’accès sont granulaires — chaque utilisateur accède uniquement aux documents pour lesquels il est habilité, avec possibilité de restreindre l’accès à des champs sensibles (données personnelles) même au sein d’un document partiellement visible. La traçabilité complète enregistre qui a consulté, modifié ou exporté chaque document et à quelle heure. Les durées de conservation sont configurées selon le type de données (données clients : 3 ans après fin de relation, données RH : durées légales variables) et la purge est automatique à l’échéance. En cas de demande de droit à l’oubli, la GED identifie et supprime tous les documents contenant les données du demandeur — pour les entreprises de Côte-d’Or (21) et de Bourgogne.

Oui, et c’est souvent la première étape du projet. La migration des archives papier existantes s’effectue via un processus de numérisation en masse — soit avec vos équipements de scan existants, soit avec un service de numérisation externalisé pour les volumes importants. L’OCR indexe automatiquement les documents numérisés et les classe dans la bonne arborescence GED selon vos règles de classement. Les documents numérisés peuvent être archivés dans le coffre-fort numérique à valeur probante si une procédure de numérisation fidèle est respectée (qualité de scan, vérification de l’intégrité). ATELSYS vous accompagne dans la définition du périmètre de migration — on ne numérise pas nécessairement tout, mais on identifie les archives actives qui ont de la valeur pour vos opérations quotidiennes à Dijon et en Bourgogne.

Oui, c’est un critère de sélection fondamental pour ATELSYS. Les solutions que nous déployons sont hébergées sur des datacenters localisés en France, soumis au droit français et européen — sans transfert de données hors Union européenne. Pour les entreprises soumises à des exigences de souveraineté renforcée (secteur public, santé, défense), nous proposons également des déploiements en mode on-premise sur votre infrastructure ou dans un datacenter privé en Bourgogne. L’hébergement souverain est incompatible avec certains acteurs américains du cloud dont les données peuvent être soumises au Cloud Act — ATELSYS vous garantit que vos documents restent sous juridiction française et européenne.